Case study · System dla całej firmy
Kitsune Garage
System, na którym działa cały warsztat: klienci, auta, zlecenia, magazyn, czas pracy, faktury i płatności w jednym miejscu. Zamiast arkuszy, papieru i wiadomości rozsianych po komunikatorach.
- 39
- ekranów w aplikacji
- 19
- modułów z osobnymi uprawnieniami
- 11
- integracji z usługami zewnętrznymi
- 184
- endpointy API
- 54
- tabele w bazie danych
- 79
- testów automatycznych
Warsztat działał na arkuszach, papierze i komunikatorach.
Każda informacja żyła gdzie indziej. Żeby sprawdzić stan jednego auta, trzeba było zapytać trzy osoby.
- 01Brak jednego źródła prawdyKlienci, auta, części i ustalenia były w różnych plikach i wiadomościach.
- 02Ekipa pracuje przy aucie, nie przy biurkuSystem musiał działać na telefonie: zlecenie, zdjęcia, checklista i czat pod ręką.
- 03Papierowy protokół przyjęciaPodpis klienta na kartce, skan, wysyłka mailem. Łatwo coś zgubić.
- 04Długa droga od pracy do pieniędzyFaktury przepisywane ręcznie, a wpłaty z wyciągu dopasowywane do faktur na oko.
Jeden system zamiast pięciu narzędzi.
Pełna historia każdej naprawy
Status, postęp, części z magazynu, robocizna, czas pracy, checklisty ze zdjęciami, notatki i historia zmian w jednym widoku.
Protokół podpisany na ekranie
Formularz wypełnia się danymi ze zlecenia, klient podpisuje palcem albo rysikiem, a PDF trafia do niego mailem.
Plan warsztatu na tydzień i miesiąc
Zlecenia wielodniowe, spotkania, urlopy i szkolenia. Synchronizacja z Google Calendar i subskrypcja dla każdego pracownika.
Części schodzą ze stanu same
Dodanie części do zlecenia zdejmuje ją z magazynu. Niskie stany i zapotrzebowania na części mają własny obieg i powiadomienia.
Od zapytania do oferty w PDF
Zapytania z formularzy strony i sklepu trafiają do systemu same. Oferta z pozycjami, VAT i rabatami generuje się jako dokument A4.
Faktura z etapu zlecenia
Fakturę VAT wystawia się w Fakturowni wprost ze zlecenia. Wyciąg bankowy sam podpowiada, która wpłata pasuje do której faktury.
Czas pracy, HR i czat
Rejestr czasu pracy z miesięcznym rozliczeniem, umowy i badania z przypomnieniami, czat zespołu w czasie rzeczywistym.
Każdy widzi to, czego potrzebuje
Technik, recepcja, kierownik, administrator albo własne role. Dostęp do 19 modułów ustawia się w aplikacji, bez programisty.
Od zapytania do zapłaconej faktury.
- 01ZapytanieZ formularza na stronie, ze sklepu albo od recepcji. Trafia do wycen ze statusem i historią kontaktu.
- 02OfertaPozycje, VAT i rabaty. Podgląd A4 i PDF do wysłania klientowi.
- 03ZlecenieKlient, auto, technik, termin i części. Zlecenie od razu pojawia się w kalendarzu.
- 04Przyjęcie autaProtokół wypełniony danymi zlecenia, podpis na ekranie, PDF do klienta.
- 05NaprawaStatusy, checklisty ze zdjęciami, zapotrzebowania na części i czas pracy zespołu.
- 06Faktura i płatnośćFaktura z etapu zlecenia w Fakturowni. Wpłata z wyciągu dopasowuje się do faktury.
Zaprojektowane pod codzienną pracę.
Klient płaci za to, co już zrobione.
Długą naprawę dzielimy na etapy. Każdy ma swoje pozycje, VAT i fakturę, a pasek pokazuje, ile już wpłynęło. Fakturę wystawia się z etapu jednym kliknięciem.
Cały miesiąc warsztatu na jednym ekranie.
Zlecenia rozciągają się na wiele dni i mają kolor statusu. Obok spotkania, szkolenia i urlopy. Filtr po pracowniku pokazuje, kto jest wolny.
Oferta wygląda jak od dużej firmy.
Ten sam komponent rysuje podgląd w aplikacji i PDF. Logo, dane warsztatu i warunki uzupełniają się same z ustawień.
Właściciel widzi firmę bez pytania ludzi.
Przychody, aktywne zlecenia, średni czas realizacji i braki w magazynie. Alert o niskim stanie ma od razu przycisk do zamówienia.
Zrzuty ekranu z danymi demonstracyjnymi.
Zbudowane jak system, który ma działać latami.
Testy, migracje bazy, automatyczne wdrożenia i kopie zapasowe od pierwszego dnia, a nie po pierwszej awarii.
| Frontend | Next.js i React z TypeScriptem. Projekt pod telefon (375 px) i desktop. |
|---|---|
| Backend | Spring Boot na Javie 21: 27 kontrolerów i 184 endpointy REST, podział domenowy. |
| Dane i pliki | PostgreSQL (54 tabele, 40 migracji), magazyn plików zgodny z S3 na zdjęcia i dokumenty. |
| Czas rzeczywisty | WebSocket: czat zespołu i powiadomienia na żywo. |
| Integracje | Fakturownia, import wyciągów MT940, GUS i VIES (dane firmy po NIP), Google Calendar, kalendarz ICS, e-mail, webhooki z formularzy i sklepu Shopify, generowanie PDF. |
| Jakość | 65 testów backendu na prawdziwej bazie i 14 testów end-to-end w przeglądarce. CI buduje i skanuje obrazy przed każdym wdrożeniem. |
| Utrzymanie | Automatyczne wdrożenia po zmianach, codzienne kopie bazy, monitoring stanu aplikacji. |
Mniej pytań, mniej przepisywania, szybciej do pieniędzy.
- 01Jedno źródło prawdyStan każdego auta, zlecenia i części widać w systemie, a nie w czyjejś głowie.
- 02Przyjęcie auta bez papieruProtokół podpisany na telefonie i wysłany klientowi jako PDF, zanim auto wjedzie na podnośnik.
- 03Faktura bez przepisywaniaDane klienta i pozycje idą ze zlecenia prosto do Fakturowni.
- 04Płatności dopasowują się sameImport wyciągu ocenia, która wpłata pasuje do której faktury. Pewne dopasowania zatwierdzają się automatycznie, reszta czeka na jedno kliknięcie.